Con la facturación electrónica las autoridades y las empresas pueden mejorar el control tributario, reducir el control de costos y mejorar sus procesos con la implementación de nuevas tecnologías. Conocé en esta nota como emitir tu factura virtual set e impulsa tu competitividad empresarial.
Este tipo de facturas hacen alusión a la digitalización de la economía, haciendo posible mediante la digitalización de las facturas el envío de estas a través de medio digitales, como un correo electrónico.
De este modo las compañías pueden agilizar los procesos para sus clientes y evitar costos asociados de impresión y envío. La Factura virtual SET puede ser emitida por aquellos prestadores de servicios inscriptos en las obligaciones de IVA y en las de IRP.
Están incluidos aquellos profesionales que ofrecen servicios. Sin embargo, aquellos profesionales que se encuentren inscriptos bajo otro régimen no pueden generar facturas virtuales.
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¿Que es la factura electrónica?
Una factura electrónica posee el mismo valor legal que una factura convencional, en principio es igual a esta ya que posee las mismas características y la diferencia radica en que es en formato digital.
Se trata de un documento electrónico, que debe ser expresado en un formato XML y firmado digitalmente por el emisor del documento, el cual debe estar validado y autorizado por la SET.
Esta modalidad de facturación en formato de documento electrónico marca un hito dentro del sistema tributario, para los comercios y también para sus usuarios.
Las facturas electrónicas han desplazado a las facturas tradicionales que se emitían en formato papel.
Ya que al cumplir con determinadas condiciones de seguridad hacen que posea la misma validez una u otra.
Para la SET significa una mejora en el control tributario y agiliza el cobro de impuestos, para los comerciantes conlleva una mejora en los procesos y una reducción de costos de operación.
Mientras que para los usuarios supone una mejora en términos de rapidez y eficiencia en los procesos y en un mayor orden de sus facturas.
El pago y las recaudaciones del ente son realizados de forma más ágil y eficiente, realizando registros, movimientos y cobros más veloces, de manera automatizada.
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Que beneficios otorga a las empresas
Si bien pueden verse beneficios para los 3 niveles, tanto para los contribuyentes, sus clientes y para el ente regulador; las ventajas que ofrece a las compañías son de las más importantes.
En primer lugar, podemos identificar una reducción de costos considerable, ya que, al no requerir el uso de talonarios o la impresión en papel, disminuyen directamente los costos de facturación en hasta un 80% para las empresas.
Además, esta modalidad de facturación virtual contribuye el cuidado del medio ambiente, disminuyendo directamente el uso de la factura en papel.
Por otro lado, supone una mejora en los procesos tanto de pago como de cobro de las organizaciones.
Mediante la automatización de ciertos procesos de facturación se llevan a cabo procesos administrativos que son más rápidos y eficientes.
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Asimismo, si el personal administrativo debe hacer un relevamiento o buscar alguna factura en particular, al contar con toda la información digitalizada, cuenta con una mejor accesibilidad lo cual agiliza el proceso de identificación y localización de la información.
Al mejorar el almacenamiento, haciéndolo de forma digital, esto también resulta en una contribución a una mayor seguridad en el resguardo de la documentación y en menores probabilidades de adulteramiento o falsificación de los mismos, como así también en menores probabilidades de llevar un doble registro.
Por otra parte, gracias a la digitalización, es posible que puedas integrar tus facturas con otras aplicaciones de gestión comercial o de gestión tributaria, ayudándote a operar los datos y automatizar procesos.
Por ejemplo, puedes rápidamente obtener un resumen de todas las ventas de un año sin necesidad de buscar cada factura e incluso hacer una comparación con años anteriores con tan solo unos clics.
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Requisitos para emitir tu factura virtual
Para que puedas emitir tu factura virtual set debes cumplir con algunos mínimos requisitos.
En primer lugar, debes estar autorizado por la SET y contar con la firma de aquellos prestadores de servicios que también están autorizados por este organismo.
Por otro lado, debes poseer un sistema de facturación digital que te permita realizar la emisión de los documentos tributarios electrónicos o DTE, conservarlos y enviarlos.
Por supuesto que debes estar familiarizado y ser capaz de dominar este sistema, de modo que puedas aprovechar al máximo su potencial.
Finalmente, es clave que cuentes con la autorización y el respectivo timbrado de los documentos a través de la red Marangatu, a través del cual debes solicitar tu habilitación como facturador electrónico.
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Paso a paso para emitir una factura virtual
Si aún estás entregando tus facturas en papel, pero reúnes los requisitos para digitalizar tu negocio puedes seguir este paso a paso para llevar adelante tu proceso de facturación.
Una vez que hayas tramitado el timbrado para factura virtual set en el sistema Marangatu, debes ingresar al sistema Tesaka, mediante el cual puedes acceder a completar el RUC, con el código de tu comercio.
Para ingresar a Tesaka se te solicitará el acceso del sistema Marangatu, ingresando tu número de RUC y tu contraseña, seleccionando la opción de obtener información.
Posteriormente el sistema recupera los datos declarados en el Marangatu. Una vez dentro, debes acceder a la sección de Facturación Virtual.
Allí es donde debes ingresar el número de timbrado, el punto de expedición y la fecha de inicio de vigencia, y darle clic en Aceptar.
En este momento el sistema debe mostrarte la aplicación personalizada con los datos del contribuyente cargados en el paso anterior, si está todo correcto haz clic en el botón de Factura.
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Ingresa los datos de tu cliente
En esta sección deberás ingresar los Datos del Cliente, donde podrás elegir la situación del cliente.
Si es contribuyente, no contribuyente o no domiciliado, y deberás ingresar los datos relativos a este. Los campos que figuren con un color amarillo son obligatorios cargarlos en el sistema
En el caso que escojas la opción de no contribuyente o no domiciliado, el sistema habilitará algunos casilleros adicionales para completar la información.
Una vez completados los datos del cliente pasarás a la sección de transacción, donde debes seleccionar la condición de venta, que puede ser al contado o a crédito.
Aquí debes cargar el número de nota de remisión y el número de timbrado de la nota de remisión, si es que corresponde.
Mientras que en el detalle de la facturación debes ingresar la cantidad y el monto, incluyendo el IVA, del precio unitario del artículo detallado.
En la fila de totales, luego de detallar tu facturación, el sistema calcula automáticamente el porcentaje de IVA que corresponda.
En este momento el sistema ofrece la opción de guardar los datos cargados o guardar y enviar los datos cargados al sistema Marangatu, al mismo tiempo que emite la factura virtual set.
Para finalizar, se te solicitará que ingreses nuevamente el usuario y la contraseña de acceso al sistema Maragatu.
Se te confirmará que la factura ha sido emitida y enviada de manera exitosa. En ese momento podrás imprimir o descargar el comprobante emitido.
Ahora que viste el paso a paso de como emitir una factura virtual set ¿Estas en condiciones de utilizar la facturación electrónica?
Hasta acá llegamos con la nota de ¿Cómo emitir una factura virtual set?, esperamos que te haya sido útil. Recordá que en Taxit! nuestros expertos pueden ayudarte en la gestión del pago de tus impuestos.
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